Arta de a alege biroul cel mai potrivit

Ne petrecem o parte importantă din viata noastră la locul de muncă, la birou, de aceea amplasarea biroului, amenajarea spaţiului, bunăstrarea colegilor noştri influenţează în mare măsură succesul companiei noastre. Aici vă prezentam câteva sfaturi ca să vă facilitam selectarea biroului nou.

Prima impresie

Biroul reprezintă cartea de vizită a companiei; prin urmare obiectivul principal – în limite impuse fie financiar sau de spaţiu – este să alegem un birou care va reflecta imaginea companiei, stilul ei şi seriozitatea, pe care o întruchipează, precum şi grupurile ţintă ale produselor sau serviciilor oferite. Amplasarea biroului duce la concluzii importante; la ce etaj se află, dacă este vorbă de clădire de birouri sau de birou dintr-un apartament sau vilă, dacă este accesibil uşor sau nicidecum; dacă şi parcare pentru angajatori/clienţi este prevăzută, cu ce fel de mobilier este amenajat biroul şi dacă imobilierul este dotat cu sistem de aer condiţionat. Soluţie cea mai bună nu neapărat este să alegem un birou cel mai ieftin, fiindcă am putea să pierdem oportunităţi de afaceri dacă biroul nostru trezeşte neîncrederea în partenerii noştri.

Alături de partnerul nostru şi concurenţa noastră

În vederea relaţiilor mai eficiente cu clienţii, precum şi pentru motive legate de serviciu, merită să alegem un birou dintr-o zonă în care îşi desfăşoară activităţile clienţii noştri. Dacă de exemplu avem de a face cu sectorul bancar sau de o companie de servicii financiare, zona centrală a oraşului este de obicei o alegere cea mai rezonabilă. Nu ar strica de asemenea dacă rămânem aproape de companii din aceeaşi breaslă. Dacă e vorbă de prestigiu, ar fi bine dacă în calitate de contractor ne stabilim sediul în aceleaşi cartierul sau în aceeaşi parte a oraşului, unde se află şi centrul industriei sau sectorului de activitate din care facem parte. De aceea mai mari agenţi de publicitate, ziare sau edituri de carte de obicei au sediile sale unii lângă alţii.

Zonele preferate, accesibilitate

Localizarea preferată în cazul oraşelor provinciale este fără doar şi poate centrul lor. Accesibilitatea constituie un factor important, când se selectează birou nou. Cea mai bună soluţie este dacă biroul este uşor accesibil atât cu maşină, cât şi cu transport public, aşa că se poate ajunge la loc fără problemă chiar şi la orele de vârf.

Clădire de birouri vs. birou dintr-un apartament sau vilă

Ambele opţiuni au avantaje şi dezavantaje. Infrastructura sau servicii precum reţea internet, aer condiţionat, telefon, curăţare şi loc de parcare închis – toate sunt imediat disponibile într-o clădire de birouri. Disponibilitatea tuturor acestor servicii într-un apartament sau vilă trebuie verificată. De obicei este obligaţia chiriaşului să se ocupe de reţea telefonică, internet şi mai alte echipamente şi utilaje. Pentru unii acesta constituie un avantaj, fiindcă ei vor să-şi amenajeze biroul potrivit preferinţelor sale, să creeze o atmosferă personală, ceea ce de obicei nu este posibil într-o clădire de birouri. În plus, de multe ori este mai ieftin să găsim birou care oferă vizualizare şi accesibilitate mai bune când e vorbă de un apartament sau vilă, în cazul acesta având de a face şi cu o gamă mai largă de posibilităţi decât la o clădire de birouri. Cu toate acestea parcarea poate constituie o mare problemă când avem de a face cu apartamente sau vile, de cel mai multe ori ele neavând propriu loc de parcare sau o parcare subterană. Atunci companii trebuie să ia în consideraţie cheltuielile în plus pentru parcare de pe stradă. Clădire de birouri constituie un avantaj mare şi în cazul dacă luam în calcul extinderea companiei. Mai devreme sau mai târziu compania noastră în cursul dezvoltării poate depăşi capacitatea sa şi va necesită spaţii noi. Ar trebuie să luam în consideraţie aspectul acestă înaintea selectării biroului/sediului nou.

Categorii

Clădiri de birouri se încadrează în diverse clase: A, B sau C. Astfel, o clădire de clasa A este de obicei un mobil modern, nou construit, cu toate dotările necesare şi de un anumit starnard de calitate, în timp ce birourile de clasa C presupun mai degrabă o calitate cu mult mai proastă. Pe lângă acesta mai găsim o categorie de clădiri premium, descrise fiind A+. Diferenţele dintre aceste categorii sunt remarcabile la chiriile practicate.

Spaţii deschise tip open space vs. birouri clasice

Ambele tipuri au avantaje şi dezavantaje. De obicei spaţii tip open space asigură atmosfera bună şi comunicare rapidă – dar şi un anumit nivel de gălăgie trebuie luat în calcul. Este recomandată opţiunea acestă dacă activitatea noastră nu necesită concentrarea intensă. Dar dacă e cazul, biroul clasic cu spaţii închise este de preferat.

Chiria şi conţinutul ei

Înaintea de a solicita o ofertă de preţ sau de a porni negocieri este recomandat să aflam ce chirii se practică în clădirile învecinate din zona depistată. N-ar strica să ne informăm de chirii medii de pe piaţa spaţiilor de birouri. Ar trebui să acordam, de asemenea, destulă atenţie ca să analizăm conţinutul ofertei, fiindcă se poate întâmpla că nişte cheltuieli de pildă tip curăţare nu sunt încluse. Nu putem să uităm de nişte alte costuri aferente închirierii, cum ar fi costuri comune, repartizarea acestor cheltuieli calculată fiind lunar sau ca o sumă forfetară. Numai luând în consideraţie toate aestea, avem înaintea noastră costul real de închirierea biroului care ne interesează.

Încercaţi să negociaţi neapărat!

Surplusul livrării pe piaţa spaţiilor de birouri oferă ocupanţilor condiţii în favoarea lor împotriva proprietarilor de clădiri. Disponibile reduceri de preţ depind de suprafaţa cerută spre închiriere şi de lungimea contractului. Criterii menţionate sunt invers proporţionale cu preţ, adică cât mai lungă perioadă de închirere şi mai mare spaţiu ocupat, atât mai puţin ne poate costa un metru pătrat.